Saiba como organizar os documentos da sua empresa

Cada empresa tem uma cultura que é influenciada, principalmente, por seus fundadores. Mas cada colaborador que passa por ela deixa um pouco de si também, inclusive a bagunça!

Uma das piores coisas que podem existir é um computador desorganizado, pois você não sabe se pode deletar arquivos, se pode mover pastas, enfim, se pode organizar as coisas de acordo com o que você acredita ser o mais prático. Assim, a bagunça só tende a aumentar. Para que isso não ocorra na sua empresa, é preciso investir um tempo em normas e padrões para a criação de documentos, auxiliando os funcionários na hora de entender como a instituição funciona.

Já sabe como organizar os arquivos da sua empresa?  Se não, confira as nossas dicas de como metodizar os arquivos da sua corporação para que você tenha tudo no seu devido lugar!

Desktop simplificado

O desktop, ou área de trabalho do computador, é a tela principal. Por isso, deve ter só coisas importantes! Links salvos, imagens ou outros arquivos não tão importantes ficam em outro lugar. No desktop do computador da empresa, ficam apenas os atalhos para as ferramentas mais usadas no dia a dia: Word, Excel, softwares específicos, arquivos essenciais, e só.

Meu computador

Neste ícone, você encontra pastas e subpastas de documentos, vídeos e imagens. Aqui, você começa a organizar a vida de verdade. Pense estrategicamente e anote quais pastas “principais” serão necessárias: clientes, fornecedores, funcionários, RH e financeiro, por exemplo. Essa divisão pode ser feita como melhor lhe convier, mas acredite: quanto mais pastas, mais chances de bagunça!

Definidas as pastas principais, liste as subpastas necessárias e feche o acesso para a criação de pastas. Deixe que apenas um administrador consiga fazer isso para que as pessoas não saiam criando o que não precisa ser criado.

Acesso limitado

Será que todo mundo precisa acessar tudo? Defina níveis de usuários, libere as pastas só para quem as necessita e, assim, você evita que mexam no que não deve ser mexido.

Manual personalizado

Crie um manual para descrever uma maneira única de criar pastas na rede, como por exemplo: 20140915 — Projeto ABC. A data inicia pelo ano, depois vem o mês e depois o dia, seguidos pelo nome do projeto aberto.

Dessa maneira, fica fácil localizar uma pasta e saber quando ela foi criada. Você pode fazer padrões diversos, desde que atendam às necessidades da sua empresa e sejam de fácil memorização.

Adobe Acrobat

Certamente você tem uma série de arquivos em Word, outros tantos em Excel e outros ainda em Power Point. Mas o fato é que você não precisa ter tantos arquivos diferenciados.

Existe uma solução que pode mudar a sua vida: o Acrobat, da Adobe, é uma ferramenta versátil, que permite que você trabalhe diversos tipos de informações na mesma plataforma! Com ele, você pode converter os arquivos que você já tem em pdf, deixando-os num único padrão e garantindo a sua segurança.

Ao organizar os documentos da sua empresa, você pode precisar juntar dois arquivos pdf em um único arquivo, o que é perfeitamente possível com o Acrobat, deixando o documento mais limpo e organizado. Editar imagens, inserir assinaturas e colocar senhas em documentos são outras facilidades que você consegue implantar com agilidade e segurança. Por isso, não deixe de conhecer essa ferramenta.

Com tudo organizado, informe a sua equipe sobre as novas normas e mantenha um monitoramento durante algum tempo, até que todos estejam acostumados com a mudança. Depois, é relaxar e aproveitar o tempo que sobrou para fazer coisas mais prazeirosas do que procurar arquivos.

Conheça também o pacote Adobe Creative Suite que pode ajudá-lo na produtividade de sua empresa com produtos de criação (imagens, logotipo, papelaria, manuais, etc) que poderá ajudá-lo divulgar as novas políticas de organização da sua empresa.

Como é a organização dos documentos da sua empresa? Já utiliza alguma dessas dicas? Conte para nós nos comentários!